Privacy Policy Applicable to Facebook Fan Pages / Datenschutzerklärung für Facebook-Seiten

I. Data controller

  • Arvato Direct Services Münster GmbH
    Höltenweg 33, 48155 Münster, Germany

    Email: facebook-muenster@majore.biz

  • Arvato CRM Solutions Estonia
    Pärnu mnt 102c
    11312 Tallinn

    Email: info.arvato-tallinn@majorel.biz

  • Arvato CRM Solutions Romania
    Brasov Business Park
    1 Ionescu Crum Street
    500446 Brasov

    Email: arvato.romania@majorel.biz

  • Arvato CRM Solutions Portugal
    Edifício Colombo, Torre Ocidente
    Rua Galileu Galilei, nº 2, 6º Piso
    1500-392 Lisboa, Portugal

    Email: careers.portugal@majorel.biz

  • Arvato Direct Services Potsdam GmbH
    Betriebsstätte Berlin 1
    Wohlrabedamm 32, 13629 Berlin, Germany

    Email: jobs@majorel.biz

Bertelsmann is accountable for the processing of the personal information described below (referred to hereinafter as “we”, “us”, “our”).

You can contact our data protection officer by writing to datenschutz@bertelsmann.de or writing to us at the postal address indicated above by using the reference ‘For the attention of the Corporate Data Protection Department (ZCD)’.

Facebook Ireland Ltd., 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2 Ireland (“Facebook”) is also responsible for processing information. For more information, please consult: https://www.facebook.com/policy.php.

You can contact Facebook’s data protection officer here: https://www.facebook.com/help/contact/540977946302970

You can find information on the processing of personal information by Facebook in your Facebook profile under the Settings menu – Privacy, or here: https://www.facebook.com/help/568137493302217

II. Processing of personal information

1. General remarks

According to the GDPR, “personal data” (referred to below as “personal information”) means any information relating to an identified or identifiable natural person (“data subject”). Also pseudonymized information that cannot be directly linked to you, e.g. by way of a name or email address, is also personal information.

2. Your rights

You have the right at any time to request access to your personal information that is currently on file with us. If this information is incorrect or not up to date, you have the right to request that it be corrected. You also have the right to have your personal information deleted and/or its processing restricted as provided for in Art. 17 and Art. 18 GDPR. Where our processing by automated means of information provided by you is based on your consent or is the subject of a contract with you, you have the right to request a copy of this data in a structured, commonly-used, machine-readable format (right to data portability). If you want to exercise any of your rights, you can address these issues to the contact indicated in section 1 above.

If you have given your consent to the processing of your personal information, you can revoke this consent at any time with effect for the future. For information on your right to lodge an objection, see section III of this privacy policy.

You also have the right to lodge a complaint with the competent data protection authority.  You can assert these rights by contacting the data controller.

3. Obligation to provide personal information

As a general rule, you are not obligated to provide personal information to us. You must provide specific information only when concluding a contract (e.g. your email address or your name). Without this information we cannot enter into a contract with you or perform the contract. Facebook may impose other requirements on you. For more information, please consult: https://www.facebook.com/policy.php.

4. Disclosure of personal information to third parties

Your personal information is not disclosed to third parties unless this is necessary for fulfilling obligations under a contract, we or the third party have/has an legitimate interest in disclosure, or your consent has been obtained. In addition, personal information may be shared with third parties in the event that we are obligated by virtue of operation of the law or by virtue of an enforceable directive of a governmental or other regulatory authority, or by order of a court or other authority of competent jurisdiction.

5. Service providers

We contract service providers in part for processing data. Access by service providers to your personal information is restricted to the extent necessary. As a general rule, service providers are engaged as contract data processors who are bound by our directives when processing data.

6. Transfer of data to non-EEA countries

Personal information may be transferred to third parties and contract data processors who are headquartered in non-EEA countries. In these cases, we ensure that the recipient provides for an appropriate level of data protection prior to transferring data. Some of the third parties engaged by us are headquartered in the USA (indicated in the detailed information provided) and are registered under the EU-US Privacy Shield. For a list of the registered companies, see: https://www.privacyshield.gov/list. We have also concluded EU standard contractual clauses with various companies. Details can be obtained from our data protection officer on request.

7. Duration of storage

We store your personal information for as long as it is necessary to provide our offerings and the associated services, or we have a legitimate interest in continued retention. In all other cases we delete your personal information with the exception of information (e.g. invoices) that we must retain for compliance with statutory retention periods (e.g. imposed by the tax code or commercial code).

8. Pseudonymized data processing

The processing of information described below primarily takes place on a pseudonymized basis. This means that we do not provide information to third parties that can be directly linked to you, e.g. by way of a name or email address, but rather a profile is created on the basis of an ID or cookie. 

III. Processing of information by us of users using our Facebook pages

The processing of information described below is for the purpose of operating our Facebook pages.

1. Insights

We receive statistical data from Facebook about the visitors to our Facebook pages by way of Facebook’s Audience Insights service. We are unable to link this information to any specific person. This feature enables us to better analyse our pages and adapt them to the needs and interests of our visitors. Facebook processes personally identifiable information in relation to this service on its own responsibility. For more information, please visit: https://www.facebook.com/iq/tools-resources/audience-insights. We need no legal basis for processing statistical or anonymized data.

2. Interaction on our pages

We are also able to see when a specific Facebook user likes or subscribes to one of our Facebook pages. We are also able to link comments to individual users on our Facebook pages. The legal basis for this processing of information follows from Art. 6 (1) sentence 1 point b) and f) GDPR. We have a legitimate interest in interacting and continued communication with you. To the extent that the processing of information follows from Art. 6 (1) sentence 1 point f) GDPR, pursuant to Art. 21 (1) GDPR you have the right, for reasons relating to your particular situation, to lodge an objection at any time to the processing of your personal information with effect for the future by writing to datenschutz@bertelsmann.de and setting out your objection.

3. Monitoring

We review the comments on our Facebook pages for any inappropriate content. In so doing, it is readily clear under which Facebook profile a specific comment was posted. A link is made between the content of the comment, the timestamp created when the comment was posted, the user ID, the Facebook user name, and a reference to the preceding posts and comments. The result of a review may lead to the comment being hidden or the user being blocked. The legal basis for this follows from Art. 6 (1) sentence 1 point c) GDPR.

4. Processing of information provided by you by way of a contact form or email

On our Facebook pages you have various options for contacting us for various purposes. We use the information provided by you in this manner solely to respond to the matter for which you have contacted us. Messages are deleted at the latest upon attending to your query, provided that we are not required to retain them for other reasons.

5. Application for employment

5.1. Description and scope of data processing

Job advertisements are published on the Facebook page in the job tab. Via the job advertisement and the Messenger app your provided personal data/ application will be forwarded to our email and afterwards to our internal recruiting portal, which collects and processes your data for recruitment purposes. 
When applying via the Messenger on our companies Facebook page, you submit a short application. With the short application you can draw attention to yourself as a suitable talent without referring to a specific job posting. To assess your talent and contact you for suitable vacancies, you must provide your first and last name, email address and telephone number as well as information about the languages you speak, where you live, if you are legally allowed to work in a specific country or other such information for our recruitment team to find a suitable position for you. By providing your data and consenting to data processing, your email address will be used for your authentication by providing you with a confirmation email and after for the recruiters to get in contact with you. The short application as well as the application for a job advertisement in the job section of the Facebook page is voluntary and consent can be revoked at any time with effect for the future.

5.2 Purpose and legal basis of data processing

Your application data will be processed in order to assess your talent and to be able to contact you for suitable vacant positions. The legal basis is Art. 6 sec. 1 lit. a GDPR, by submitting your short application you give consent to the data processing.

5.3 Duration of storage or criteria applied in defining this period

After your consent has been given, your application will be stored for one year, unless you withdraw your consent prematurely. This shall not apply if statutory retention obligations oblige us to a longer storage period. Your consent on the other hand will be stored for three years after deletion and/or revocation in order to be able to prove that we have complied with our legal obligations - to let you consent to data processing.

5.4 Options for lodging an objection and having your data removed

You can revoke your consent any time without any formality by contacting us. A list of your further rights can be found under Section II. The corresponding address can be found in Section I.  

Last updated: February 2019

I. Verantwortlicher

  • Arvato Direct Services Münster GmbH
    Höltenweg 33, 48155 Münster, Germany

    E-Mail: facebook-muenster@majorel.biz  

  • Arvato CRM Solutions Estonia
    Pärnu mnt 102c
    11312 Tallinn

    Email: info.arvato-tallinn@majorel.biz

  • Arvato CRM Solutions Romania
    Brasov Business Park
    1 Ionescu Crum Street
    500446 Brasov

    E-Mail: arvato.romania@majorel.biz  

  • Arvato CRM Solutions Portugal
    Edifício Colombo, Torre Ocidente
    Rua Galileu Galilei, nº 2, 6º Piso
    1500-392 Lisboa, Portugal

    E-Mail: careers.portugal@majore.biz

  • Arvato Direct Services Potsdam GmbH
    Betriebsstätte Berlin
    Wohlrabedamm 32, 13629 Berlin, Germany

    E-Mail: jobs@arvato.com

ist für die Verarbeitung Ihrer nachfolgend genannten personenbezogenen Daten verantwortlich (nachfolgend auch „wir“ oder „uns“).

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter datenschutz@bertelsmann.de oder unter unserer Postadresse mit dem Zusatz „Datenschutzbeauftragter“.

Zudem ist Facebook Ireland Ltd., 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2 Ireland („Facebook“) für Datenverarbeitungen verantwortlich. Weitere Informationen finden Sie hier  https://www.facebook.com/policy.php.

Den Datenschutzbeauftragten von Facebook können Sie hier kontaktieren. https://www.facebook.com/help/contact/540977946302970.

Einstellungsmöglichkeiten zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch Facebook finden Sie u.a. in Ihrem Facebook-Profil unter dem Menüpunkt Einstellungen oder unter https://www.facebook.com/help/568137493302217

II. Verarbeitung personenbezogener Daten (Allgemeines)

1. Allgemein
Personenbezogene Daten („Daten“) sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen. Auch pseudonyme Daten, die wir Ihnen nicht direkt, z.B. über einen Namen oder eine E-Mail-Adresse zuordnen können, sind personenbezogene Daten.

2. Ihre Rechte
Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten. Sollten Daten über Ihre Person falsch oder nicht mehr aktuell sein, haben Sie das Recht deren Berichtigung zu verlangen. Sie haben außerdem das Recht, die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten nach Maßgabe von Artikel 17 bzw. 18 DS-GVO zu verlangen. Sofern Sie uns Daten bereitgestellt haben und die Verarbeitung mittels automatisierter Verfahren auf Ihrer Einwilligung oder auf einem Vertrag mit Ihnen beruht, haben Sie das Recht, diese von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten (Recht auf Datenübertragbarkeit). Sollten Sie von Ihren Rechten Gebrauch machen wollen, können Sie sich jederzeit an den in Ziffer 1 genannten Kontakt wenden.

Sofern Sie uns eine Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Informationen zu Ihrem Widerspruchsrecht finden Sie unter Ziffer III dieser Datenschutzerklärung.

Sie haben zudem das Recht sich an eine Datenschutzbehörde zu wenden und dort Beschwerde einzureichen. Diese Rechte können Sie beim Verantwortlichen geltend machen.

3. Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten
Die Bereitstellung Ihrer Daten ist uns gegenüber in der Regel nicht verpflichtend. Nur im Rahmen des Abschluss eines Vertrages müssen Sie bestimmte Daten angeben (z.B. Ihre E-Mail-Adresse oder Ihren Namen). Ohne diese Daten werden wir sonst nicht in der Lage sein, den Vertrag mit Ihnen zu schließen oder auszuführen. Facebook macht Ihnen eventuell andere Vorgaben. Weitere Informationen finden Sie hier https://www.facebook.com/policy.php.

4. Weitergabe von Daten an Dritte
Ihre Daten werden von uns nur dann an Dritte gegeben, soweit dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist, wir oder der Dritte ein berechtigtes Interesse an der Weitergabe haben oder Ihre Einwilligung hierfür vorliegt. Darüber hinaus können Daten an Dritte übermittelt werden, soweit wir aufgrund gesetzlicher Bestimmungen oder durch vollstreckbare behördliche oder gerichtliche Anordnung hierzu verpflichtet sein sollten.

5. Dienstleister
Wir setzen für die Verarbeitung von Daten teilweise Dienstleister ein. Der Zugriff von Dienstleistern auf Ihre Daten ist auf das erforderliche Maß begrenzt. Dienstleister werden in der Regel als sogenannte Auftragsverarbeiter eingebunden, die Daten nur nach unseren Weisungen verarbeiten dürfen.

6. Weitergabe von Daten in Nicht-EWR-Länder
Daten können auch an Dritte bzw. Auftragsverarbeiter, die ihren Sitz in Nicht-EWR-Ländern haben übermittelt werden. In diesem Fall stellen wir vor der Weitergabe sicher, dass beim Empfänger ein angemessenes Datenschutzniveau besteht. Einige der von uns eingebundenen Dritten haben ihren Sitz in den USA (jeweils bei den detaillierten Ausführungen vermerkt) und sind unter dem sog. „Privacy Shield“ registriert. Eine Liste der dort registrierten Unternehmen finden Sie hier: https://www.privacyshield.gov/list. Mit verschiedenen Unternehmen haben wir auch sog. EU-Standardvertragsklauseln abgeschlossen. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie von unserem Datenschutzbeauftragten auf Anfrage.

7. Dauer der Speicherung
Wir speichern Ihre Daten solange, wie dies zur Erbringung unseres Angebots und der damit verbundenen Services erforderlich ist bzw. wir ein berechtigtes Interesse an der weiteren Speicherung haben. In allen anderen Fällen löschen wir Ihre personenbezogenen Daten mit Ausnahme solcher Daten, die wir zur Erfüllung gesetzlicher (z. B. steuer- oder handelsrechtlicher) Aufbewahrungsfristen weiter vorhalten müssen (z. B. Rechnungen).

8. Pseudonyme Datenverarbeitung
Die nachfolgend aufgeführte Datenverarbeitung erfolgt im Wesentlichen auf pseudonymer Basis. Das bedeutet, dass wir bzw. Dritte die Daten Ihnen nicht direkt, z.B. über einen Namen oder eine E-Mail-Adresse zuordnen können, sondern ein Profil z.B. anhand einer ID oder eines Cookies erstellt wird. 

III. Datenverarbeitung durch uns bei Nutzung unserer Facebook-Seiten Die im folgenden beschriebenen Datenverarbeitungen dienen dem Betrieb unserer Facebook-Seiten.

1. Insights
Wir erhalten von Facebook über die Funktion „Insights“ statistische Daten über die Besucher auf unseren Facebook-Seiten. Diese können wir keiner bestimmten Person zuordnen. Mit Hilfe dieser Funktion können wir unsere Seiten besser analysieren und den Bedürfnissen sowie Interessen unserer Besucher anpassen. Facebook verarbeitet in Bezug auf diese Funktion eigenverantwortlich personenbezogene Daten. Weitere Informationen finden Sie hier https://www.facebook.com/iq/tools-resources/audience-insights. Für die Verarbeitung statistischer bzw. anonymer Daten benötigen wir keine Rechtsgrundlage.

2. Interaktion auf unseren Seiten
Zudem können wir sehen, wenn ein bestimmter Facebook-Nutzer eine unserer Facebook-Seiten gelikt oder abonniert hat. Auch Kommentare auf unseren Facebook-Seiten können wir einzelnen Nutzern zuordnen. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 I b) und f) DSGVO. In der Interaktion und weiteren Kommunikation mit Ihnen liegt unser berechtigtes Interesse. Soweit die Datenverarbeitung auf Art. 6 I f DSGVO beruht, haben Sie gemäß Art. 21 Abs. 1 DS-GVO das Recht aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Datenverarbeitung zu diesem Zweck mit künftiger Wirkung unter datenschutz@majorel.biz zu widersprechen.


3. Monitoring
Wir prüfen Kommentare auf unseren Facebook-Seiten in Hinblick auf unangemessene Inhalte. Hierbei ist auch ersichtlich unter welchem Facebook-Profil ein bestimmter Kommentar erfolgte. Es wird der Inhalt des Kommentars, der Zeitstempel der Erstellung des Kommentars, die User-ID, der Facebook-Username und ein Bezug zu den vorhergegangenen Posts sowie Kommentaren hergestellt. Ergebnis einer Prüfung kann das Verbergen eines Kommentars oder das Sperren eines Nutzers sein. Rechtsgrundlage ist Art. 6 I c) DSGVO.


4. Verarbeitung von Daten, die Sie uns über Kontaktformulare oder per Email zur Verfügung stellen.
Sie haben auf den Facebook-Seiten unterschiedliche Möglichkeiten Kontakt zu unterschiedlichen Zwecken mit uns aufzunehmen. Die so von Ihnen übermittelten Daten verwenden wir allein dazu, um Ihr Anliegen zu bearbeiten. Nachrichten werden spätestens nach Erledigung der Anfrage wieder gelöscht, sofern eine Aufbewahrung nicht aus anderen Gründen erforderlich ist.


5. Bewerbung um einen Arbeitsplatz

5.1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Die Stellenausschreibungen werden auf der Facebook Seite  in der Registerkarte Job veröffentlicht. Über die Stellenausschreibung und die Messenger-Applikation werden Ihre angegebenen personenbezogenen Daten/Bewerbung an unsere E-Mail und anschließend an unser internes Rekrutierungsportal weitergeleitet, das Ihre Daten für Rekrutierungszwecke sammelt und verarbeitet.

Bei der Bewerbung über den Messenger auf der Facebook-Seite reichen Sie eine Kurzbewerbung ein. Mit der Kurzbewerbung können Sie ohne Bezug auf eine bestimmte Stellenausschreibung auf sich als geeignetes Talent aufmerksam machen. Um Ihr Talent zu beurteilen und Sie für geeignete Stellenangebote zu kontaktieren, müssen Sie Ihren Vor- und Nachnamen, Ihre E-Mail-Adresse und Telefonnummer sowie Informationen über die Sprachen, die Sie sprechen, das Land in dem Sie leben, ob Sie legal in einem bestimmten Land arbeiten dürfen, oder andere Informationen angeben, die unser Rekrutierungsteam benötigt, um eine geeignete Stelle für Sie zu finden. Durch die Angabe Ihrer Daten und die Zustimmung zur Datenverarbeitung wird Ihre E-Mail-Adresse für Ihre Authentifizierung verwendet, indem Ihnen eine Bestätigungs-E-Mail zugesandt wird und danach die Personalvermittler mit Ihnen Kontakt aufnehmen können. Die Kurzbewerbung sowie die Bewerbung auf eine Stellenausschreibung im Stellenbereich der Seite Passport to Arvato ist freiwillig und die Zustimmung zur Datenverarbeitung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

5.2 Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Ihre Bewerbungsdaten werden verarbeitet, um Ihre Talente zu beurteilen und Sie für geeignete offene Stellen kontaktieren zu können. Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Mit der Einreichung Ihrer Kurzbewerbung geben Sie Ihr Einverständnis zur Datenverarbeitung.

5.3 Dauer der Speicherung oder Kriterien für die Festlegung dieses Zeitraums

Nach Ihrer Einwilligung wird Ihre Bewerbung für ein Jahr gespeichert, es sei denn, Sie widerrufen Ihre Einwilligung vorzeitig. Dies gilt nicht, wenn gesetzliche Aufbewahrungspflichten uns zu einer längeren Speicherdauer verpflichten. Ihre Einwilligung hingegen wird nach Löschung und/oder Widerruf drei Jahre lang gespeichert, um nachweisen zu können, dass wir unseren gesetzlichen Verpflichtungen nachgekommen sind - damit Sie der Datenverarbeitung zustimmen können.

5.4 Möglichkeiten Widerspruch einzulegen und Ihre Daten entfernen zu lassen


Ihre Einwilligung können Sie jederzeit und ohne jegliche Formalitäten widerrufen, indem Sie uns kontaktieren. Eine Auflistung Ihrer weiteren Rechte finden Sie unter Abschnitt II. Die entsprechende Adresse finden Sie in Abschnitt I.

Stand: Februar 2019